Er was een tijd dat u de werkplek van een collega of de cabine van uw manager moest bezoeken voor een update over uw werk. Maar nu is de trend op het gebied van externe werkplekken de afgelopen tien jaar geleidelijk toegenomen en is de manier waarop teams communiceren en projecten beheren zonder fysiek contact enorm veranderd. Allemaal dankzij de introductie van digitale platforms en online samenwerkingstools die ons werkleven zo gemakkelijk en beheersbaar hebben gemaakt. Deze blog presenteert u 10 tools voor het beheren van externe medewerkers die uw werk letterlijk kunnen redden

Deze tools maken het voor bedrijven gemakkelijker om klanten aan te trekken huur freelancers en externe medewerkers in en beheer ze efficiënt. Ze kunnen ook overal ter wereld werken en hun voortgang goed bijhouden zonder te verdwalen in het bos. Laten we eens dieper ingaan op de beste productiviteits- en beheertools waarmee u uw organisatie en medewerkers op afstand kunt beheren.

Uitdagingen bij het managen van een team op afstand

Het managen van een team op afstand brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee, vooral wanneer de organisaties op dezelfde manier willen werken als ze bij voorkeur zouden doen in traditionele omstandigheden. kantoor terwijl de werknemers er de voorkeur aan geven te werken op een manier die hen een productief gevoel geeft in de richting van het doel van de organisatie, zonder hun persoonlijke ruimte in gevaar te brengen.

Enkele van de belangrijkste uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd bij het beheren van een team op afstand zijn:

•  Communicatiebarrières
  Effectieve communicatie is de sleutel tot een betere productiviteit en samenwerking van teams op afstand. Dit wordt echter ook een van de meest voorkomende uitdagingen bij het managen van een team op afstand. Teams op afstand moeten voortdurend communiceren en voor hun samenwerking afhankelijk zijn van verschillende communicatiemiddelen. Maar de kans op miscommunicatie is groot, wat de productiviteit en workflow van het hele team kan beïnvloeden. Externe medewerkers vinden het ook moeilijk om input, suggesties en feedback te delen.
• Mismatch samenwerking
  Soms vinden externe medewerkers het een beetje moeilijk om samen te werken, zelfs bij eenvoudige teamtaken. De reden kan van alles zijn, van planningsproblemen, miscommunicatie of een technisch probleem. Wat wordt een gemeenschappelijk fundament in a afstandswerk De instelling is dat een kleine, niet op elkaar afgestemde samenwerking invloed kan hebben op het hele team, wat anders is dan bij een kantoorteam waar je een probleem kunt aanpakken en iemand persoonlijk kunt inlichten en als een van de teamleden in een externe omgeving niet in staat is om met de rest te synchroniseren van hen kan het de algehele productiviteit belemmeren.
•  Het correct bijhouden van de productiviteit
  Het volgen van de voortgang van het werk en productiviteit van op afstand werkende medewerkers kan voor elke manager een lastige opgave zijn. De zichtbaarheid van het werk voor sommige specifieke taken kan soms wazig zijn in de omgeving van werken op afstand vanwege verschillende redenen, bijvoorbeeld door flexibele timing, het prioriteren van de taken of soms teambetrokkenheid. Het kiezen van de KPI-statistieken kan echter helpen om de productiviteit van externe medewerkers te evalueren. Bovendien kan het aannemen van een resultaatgerichte aanpak de constante werkcontroles verwaarlozen en tot een betere productiviteit leiden.
• Moeilijkheden bij het plannen
  De externe teams zijn afhankelijk van het plannen van de vergaderingen via de virtuele modus, of het nu om audio- of videogesprekken gaat. Maar soms kan het om verschillende redenen een beetje lastig zijn om een tijdstip te vinden dat voor elk lid goed uitkomt en om indien nodig een vergadering te plannen. Variatie in de tijdzone wordt ook een belangrijk aspect bij het flexibel houden van het rooster en het afstemmen ervan op de traditionele werktijden.
•   Uitgerust met de juiste technische hulpmiddelen
  Mensen hebben vaak de indruk dat werken op afstand alleen kan worden gedaan met alleen een laptop en wifi-instelling, maar dit zijn slechts basisvereisten voor thuiswerkers. In werkelijkheid zijn ze voor hun communicatie en samenwerking meer afhankelijk van verschillende technische hulpmiddelen dan het interne team. Daarom wordt dit uiterst belangrijk en uitdagend voor organisaties om hen te voorzien van tools die gemakkelijk te gebruiken zijn en toch alle doeleinden dienen.

Top 10 tools om externe medewerkers te beheren

Er zijn verschillende soorten tools die nodig zijn om een team op afstand te beheren en te organiseren. Deze hulpmiddelen omvatten:

Communicatie- en samenwerkingshulpmiddelen

Communicatie is voor elk extern team de belangrijkste sleutel tot een stabiele workflow. Deze tools vergemakkelijken de communicatie en samenwerking tussen de wijdverspreide teams en maken het voor de managers gemakkelijk om de communicatie-uitdagingen te elimineren wanneer teams niet samen in een kamer zijn. Er zijn verschillende mogelijkheden waar bedrijven voor kunnen kiezen in teamcommunicatie.

1. Skypen
   Skype is het populairste en meest gebruikte communicatiemiddel van organisaties. Het is in feite een video-messenger-tool waarmee u gratis spraak- en videogesprekken kunt voeren met iedereen waar ook ter wereld. De functies zoals virtueel opstarten, snelle statusupdates en scherm delen maken het interessanter en handiger in gebruik.
2. Zoom
   Zoom is een andere app die kan worden gebruikt voor de communicatie van grotere teams op afstand. Het maakt geavanceerde videoconferentiefaciliteiten mogelijk met functies zoals het delen van meerdere schermen, directe vergaderingen, webinars en conferenties. Het stelt teams in staat samen te komen en vergaderingen te hosten en deze op te nemen en bij te werken naar de cloud voor toekomstige toegang. Hiermee kunnen meerdere mensen zichzelf dempen en dempen en hun belangrijkste gedachten en ideeën tijdens vergaderingen presenteren. Het biedt een consistente ervaring door elke sessie interactief en boeiend te maken.
3. Slank
   Slack is een van de externe tools voor berichtenuitwisseling die elke externe medewerker ooit in zijn leven heeft gebruikt. Het is een digitale ruimte die helpt bij de soepele samenwerking van de teamgenoten en hen in staat stelt ideeën en opmerkingen in realtime te delen. Hiermee kunt u verschillende kanalen maken op basis van verschillende behoeften, die u vervolgens kunt gebruiken voor instant messaging en samenwerking. Het vergemakkelijkt de samenwerking tussen teams door alle chats en berichten op één plek te plaatsen.
4. Google Meet
   Een ander belangrijk en breed geaccepteerd communicatiemiddel dat communicatie gemakkelijk en handig maakt, is Google Meet. In de situatie waarin de managers verder proberen te denken dan chatboxen en een goed alternatief willen voor face-to-face interacties, komt Google Meet goed van pas. Het kan het beste worden gebruikt vanwege de functies zoals video-oproepen, audio-oproepen, scherm delen en ook chats tijdens gesprekken. Een van de belangrijkste kenmerken van Google Meet is dat het is geïntegreerd met G-Suite, waardoor het gemakkelijk is om klanten uit te nodigen voor vergaderingen, omdat ze kunnen worden uitgenodigd en eraan kunnen deelnemen via hun agenda of e-mailuitnodigingen. Deze app wordt de afgelopen jaren ook veel gebruikt voor academische doeleinden.
5. Microsoft Teams
   Microsoft Teams is een cloudgebaseerde communicatie- en samenwerkingstool. Het doet al het werk voor u, van audio- en videogesprekken, chats, het maken van ploegendiensten, het delen van bestanden en het plannen van vergaderingen, en helpt uw team het gebruik van meerdere apps te vermijden met al zijn gecentraliseerde functies. De geavanceerde beveiligingsfuncties verzekeren u ook van de veiligheid van uw chats en informatie.

• Hulpmiddelen voor projectmanagement
  Het kan een lastige aangelegenheid zijn om projectgesprekken alleen via e-mail af te handelen en te beheren. Elke projectmanager heeft een tool nodig die gemakkelijk te gebruiken is en waarmee de documenten en taken van een virtueel team kunnen worden georganiseerd. De volgende opties kunnen worden gebruikt om elk project efficiënt te beheren.

6. Trello
   Trello is een van de meest flexibele en gebruiksvriendelijke tools voor project- en taakbeheer op internet. Het is een van die tools die in de gereedschapskist van elk team op afstand zou moeten zitten. Het helpt de teams om georganiseerd te blijven en elk detail bij te houden. Het kan worden gebruikt om vanaf het begin allerlei soorten teams te beheren, waaronder het contentteam, marketingprojecten, klantenondersteuningsteams, verkooppijplijnen en andere flexibele projectteams. Het stelt de teams in staat om op een zeer georganiseerde manier hun toekomstige taken en langetermijndoelstellingen onder de loep te nemen. Hiermee kunt u een aantal leden aan uw bord toevoegen en zelfs verschillende borden maken op basis van uw vereisten. Elk lid van het bord kan de kaarten op het bord toevoegen, verwijderen, toewijzen en bewerken.
7. Asana
   Asana is een alles-in-één oplossing voor taak- en projectbeheer voor uw korte- en langetermijnprojecten. Het biedt u een cloudgebaseerde virtuele werkruimte waar elk lid van uw externe team aan uw projecten kan samenwerken. Hiermee kunt u al uw takenlijsten plannen, delen en organiseren en kunt u uw hele team deel laten uitmaken van uw projectmanagementtraject. U kunt er zelfs taakonderdelen mee verdelen en deze toewijzen aan uw teamgenoten. Het vereenvoudigt en automatiseert workflows en helpt u uw team en projecten in realtime in de gaten te houden met de samenwerkings- en automatiseringstools.
8. Zoho-projecten
   Zoho is een andere tool voor project- en taakbeheer voor het beheren van externe medewerkers die helpen taken bij te houden, samen te werken aan verschillende projecten, bugs op te sporen en perspectiefrapporten uit te voeren. Het helpt u bij het navigeren door verschillende factoren van projectbeheer, waaronder tijdbeheer, budgetbeheer, rapporten, klantenbeheer, enz. Het biedt opwindende functies zoals Gantt-diagrammen en heeft de mogelijkheid om factureerbare uren voor meerdere projecten tegelijkertijd bij te houden. Het kan worden gebruikt als een eenvoudige takenlijstmaker tot een uitgebreide oplossing voor het volgen van bugs en kan worden gebruikt voor verschillende aspecten van projectmanagement.

•  Tools voor cloudopslag en extern delen
  De teams op afstand hebben ook tools nodig waarmee ze moeiteloos bestanden kunnen opslaan en delen. Hier zijn enkele van de tools die kunnen worden gebruikt voor cloudopslag en delen op afstand.

9. Google Drive
   Google Drive is een populair cloudopslagplatform waarmee bestanden eenvoudig kunnen worden gedeeld tussen teams op afstand door productiviteitsbarrières weg te nemen. Het kan rechtstreeks naar desktops worden gedownload en vervolgens worden gebruikt om documenten, spreadsheets en presentaties te delen, samen te werken aan projecten en bestanden te delen vanaf elke locatie dankzij de geautomatiseerde apparaatsynchronisatiemogelijkheden. Het bewaart alle bestanden op één veilige en gecentraliseerde locatie die toegankelijk is voor elk teamlid.
10. Dropbox
    Wanneer het externe team geen grote bestanden via e-mail kan verwerken en delen, komt Dropbox goed van pas. Het is een moderne werkruimte die verschillende handige functies biedt om teams op afstand te beheren. De teamleden kunnen verschillende documenten en projecten synchroniseren, delen en eraan samenwerken terwijl ze dit cloudgebaseerde opslagsysteem gebruiken. Hiermee kunt u grotere bestanden delen, zoals PowerPoint-presentaties en Photoshop-afbeeldingen, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Het heeft ook een API die kan worden gebruikt voor externe medewerkers.

•  Tools voor monitoring van medewerkers
  Het monitoren van gezonde medewerkers is een belangrijk onderdeel van effectief teammanagement. Deze tools kunnen u helpen uw team te beheren en te monitoren zonder een voortdurend storend element in hun productieve uren te zijn.

11. Kickidler
    Kickidler is een belangrijke softwaretool voor het monitoren van werknemers met een krachtige reeks functies waarmee u de productieve uren en toewijding van uw team kunt controleren en beheren. Tijdregistratie van werknemers, productiviteitsanalyse en efficiëntiedynamiek zijn enkele van de beste kenmerken van deze tool. Het heeft ook de optie voor onbeperkt realtime scherm delen en opnemen van de activiteitengeschiedenis op de computers. De bijgewerkte versie maakt de monitoring van het personeel gemakkelijker door de mogelijkheid te bieden om de meldingen en de zelfcontrole-interface te automatiseren. Deze functies stellen de werknemers automatisch op de hoogte als ze bepaalde dingen al een tijdje doen, en kunnen hen helpen zich weer op hun werk te concentreren.
12. Hubstaff
    Hubstaff is een ander hulpmiddel voor personeelsmonitoring met aantrekkelijke functies. Het geeft de manager inzicht in waar zijn medewerkers zich de hele dag op concentreerden. Hij kan dit vervolgens beheren door een limiet te stellen aan het aantal uren dat elke medewerker aan verschillende taken kan besteden. De belangrijkste functies zijn onder meer het monitoren van werknemers, het beheren van urenstaten, schermopnamen, salarissoftware, GPS-tracking en zelfs projectbeheer. Het kan worden gebruikt als alles-in-één pakket voor teambeheer.
13. Kazoo
    Kazoo is een ander hulpmiddel voor het monitoren van werknemers, maar met enkele onderscheidende kenmerken. Het helpt u eenvoudig om te gaan met uw externe team door ze op een gezonde manier te monitoren. Het stelt u zelfs in staat de inspanningen die uw medewerkers in de projecten steken te erkennen en te waarderen, zonder dat ze de gedachte krijgen onopgemerkt te blijven voor al hun inspanningen. Dit blijkt een grote motiverende stap te zijn en kan hen helpen productiever te zijn. Het heeft ook een interessante functie waarbij medewerkers elkaar kunnen opvrolijken met gepersonaliseerde berichten en opmerkingen. De medewerkers ontvangen ook punten voor hun prestaties, die kunnen worden ingewisseld voor beloningen en cadeaubonnen.

• Extra hulpmiddelen
  Er zijn enkele niet-gecategoriseerde tools die ook door managers kunnen worden gebruikt bij het beheren van een team op afstand. Deze tools omvatten hieronder:

14. Wereldtijd maatje
    Over het algemeen bestaan teams op afstand uit mensen van verschillende plaatsen en soms nationaliteiten. Dit kan soms tot verwarring leiden als het gaat om het plannen van bepaalde telefoongesprekken of vergaderingen. Maar de World Time Buddy is een softwaretool voor werken op afstand die u kan helpen met deze verwarring over tijdzones tijdens het plannen van teamvergaderingen. Het is een handige vergaderplanner die wordt geleverd met een eenvoudige tijdzoneconverter. Hiermee kunt u meerdere tijdzones vergelijken voordat u een telefonische vergadering of webvergadering plant.
15. TeamViewer
    TeamViewer is software voor werken op afstand die wordt geleverd met de functie van externe toegang. Hiermee kunnen werknemers overal ter wereld kantoordesktops en -servers op afstand openen en beheren, als u over een stabiele internetverbinding beschikt. Hierdoor heeft u een venster naar uw werkplek zonder dat u daar fysiek aanwezig bent.

Op te sommen

De omgeving voor werken op afstand is echt afhankelijk van technologie voor effectief beheer en samenwerking. De tools die in het bovenstaande artikel worden genoemd, kunnen uw leven zeker vergemakkelijken als het gaat om teambeheer op afstand. U kunt ze allemaal kiezen op basis van uw vereisten en gemak.

Veel Gestelde Vragen

1. Wat zijn de grootste uitdagingen bij het beheren van teams op afstand?

Enkele van de grootste uitdagingen waarmee u te maken krijgt bij het beheren van teams op afstand zijn:

• Communicatie- en samenwerkingsprobleem
• Tijdzone-uitdaging
• Technische uitdagingen
• Productiviteitsproblemen

2. Wat zijn de verschillende categorieën tools om externe medewerkers te beheren?

De verschillende categorieën tools voor het beheren van externe medewerkers zijn onder meer communicatie- en samenwerkingstools, projectmanagementtools, tools voor werknemersmonitoring, tools voor extern delen, tools voor cloudopslag en andere.

3. Wat zijn de beste communicatiemiddelen voor teams op afstand?

Enkele van de beste communicatiemiddelen voor teams op afstand zijn Zoom Meetings, Skype, Slack, Google Meet en Microsoft Teams.