Het onboarden van medewerkers is een stapsgewijs proces om een nieuwe medewerker te laten wennen aan de nieuwe omgeving. Voor sommige organisaties kan het echter verleidelijk zijn om het onboardingproces van medewerkers te versnellen, in de hoop dat de nieuwe medewerker snel productief zal worden. Maar uit onderzoek blijkt dat het voor elke nieuwe medewerker drie tot twaalf maanden kan duren voordat hij of zij zijn volledige potentieel kan bereiken, en het overslaan van het juiste onboardingproces voor medewerkers kan de complicaties voor hen vergroten. Elke werknemer zal bereid zijn om bij het bedrijf te blijven als hij of zij een goede onboarding-ervaring heeft.

Deze blog begeleidt u stapsgewijs door het onboardingproces van medewerkers.

Wat is het onboardingproces voor medewerkers?

Het onboarden van medewerkers is een eenvoudig proces waarbij een nieuwe medewerker wordt geïntegreerd in de bedrijfscultuur en -omgeving. Dit houdt in dat we hen voorzien van benodigdheden, hen vertrouwd maken met de teamleden, de bedrijfspraktijken, -procedures en -beleid, en training voor hen regelen. Het doel is om de werknemers uit te rusten met hulpmiddelen en technieken om hen te helpen productieve leden van het team te worden. Het helpt hen zich welkom te voelen, zich in hun functie te vestigen en te leren hoe ze voor het bedrijf kunnen werken.

Voor een effectief onboardingproces van medewerkers is het belangrijk om rekening te houden met het standpunt van de medewerker. Een goed instapproces duurt voor nieuwe medewerkers ongeveer 3 tot 6 maanden, totdat ze volledig gesetteld zijn in hun baan.

Laten we eens dieper kijken naar hoe een onboardingproces voor nieuwe medewerkers eruit ziet en hoe u dit op de juiste manier kunt doen.

Onboardingproces voor medewerkers Stap voor stap stroom

Het basis-onboardingproces begint in het algemeen in vier brede stappen. Deze omvatten: vóór de eerste dag, op de eerste dag, tijdens de eerste week en gedurende één tot drie maanden. Het betrekt het HR-team, het managementteam en het trainingsteam bij het proces.

Vóór de eerste dag

Bij de onboarding gaat het niet alleen om de dag waarop de medewerker op kantoor komt werken, maar het proces begint vanaf de dag dat de aanbiedingsbrief aan de kandidaat wordt aangeboden en hij deze accepteert. Het bedrijf moet een aantal stappen doorlopen voordat de medewerker fysiek de kantoorruimte betreedt.

1. Het vrijgeven van de aanbiedingsbrief
   De onboarding van medewerkers begint direct nadat de kandidaten zijn geselecteerd via de interviews. Het bedrijf biedt de medewerker een aanbiedingsbrief, beleidsdocumenten, onboardingformulieren en andere belangrijke documenten die moeten worden ingevuld en ingediend voordat hij of zij in dienst treedt. De kandidaat moet duidelijke kennis krijgen over het functieprofiel, de salarisonderhandelingen en de verwachte functieverantwoordelijkheden. De onboarding moet beginnen met een duidelijke en transparante aanpak om het vertrouwen van medewerkers te winnen en hen op hun gemak te stellen in de nieuwe omgeving. 
2. Het accepteren van de aanbiedingsbrief
   De volgende stap in het onboardingproces na het aanbieden van de aanbiedingsbrief is de aanvaarding van de aanbiedingsbrief door de kandidaat. De werknemer moet het eerder overeengekomen beleid, de procedures, de voordelen enz. onderzoeken en al zijn twijfels op dit punt telefonisch of tijdens een vergadering met de rekruteringsmanager wegnemen voordat hij de aanbiedingsbrief accepteert. Dit punt in het onboardingproces is zeer cruciaal vanuit het perspectief van de werknemer, omdat hij dubbel zeker kan worden van de organisatie met haar reactievermogen en betrokkenheid bij hem.
3. Het invullen van de papierwerkformaliteiten en documentverificatie
   De nieuwe baan vereist veel papierwerk. Als u dit vóór de eerste dag doet, voorkomt u dat u zich hier op de eerste dag op kantoor aan overgeeft en kunt u de medewerker soepel aan boord krijgen. Het is ook belangrijk dat de organisatie de documenten, zoals ervaringsbrieven, eerdere salarisstroken of andere juridische documenten die door de nieuwe werknemer zijn verstrekt, dubbel verifieert voordat hij voor de organisatie gaat werken, om eventuele miscommunicatie op te lossen. Dit zou ook helpen om de juiste registratie van de werknemer bij te houden zonder belangrijke of vereiste details in het proces te missen.
   Op de eerste dag
   De eerste dag op kantoor kan voor iedere medewerker een beetje zenuwachtig zijn, dus u kunt beginnen met een lichte introductiesessie van de medewerker met het team waarmee hij gaat werken en hem kennis laten maken met de bedrijfscultuur.
4. Introductie van het team
   Het voorstellen van de nieuwe medewerker aan het teamlid met wie hij gaat werken, is de eerste en belangrijkste stap op de eerste dag. Laat ze een introductiesessie houden, zodat ze iets over hun achtergrond te weten komen en vertel wat hun rol in het team zal zijn. Het zou hem helpen het team te leren kennen en vertrouwen in hen op te bouwen.
5. Werkruimte- en kantoor-e-mails instellen
   De volgende stap in het onboardingproces van medewerkers omvat het inrichten van hun werkruimte, inclusief het toewijzen van hun bureau, computers, identiteitskaarten, eventuele uniformen en andere benodigde accessoires. De nieuwe medewerker moet ook worden uitgerust met de e-mails van zijn bedrijf en andere software en hulpmiddelen die hij of zij zou gebruiken.
6. Het toewijzen van de mentor
   Het is belangrijk om de nieuwe medewerkers te betrekken door ze toe te wijzen aan een senior teamlid die hen als mentor kan begeleiden en ervoor kan zorgen dat ze regelmatig inchecken. Dit helpt ook
   om de werknemers blij, tevreden en zelfverzekerd te houden die hebben deelgenomen aan het mentorprogramma.
   Tijdens de eerste week
   De eerste week op het werk is bedoeld om de nieuwe persoon te oriënteren en in de omgeving te betrekken en hem te helpen met training en verdere processen.
7. Begeleid hen door de belangrijke procedures en normen
   Het is belangrijk om tijd door te brengen met de nieuwe medewerker en hem door de processen en procedures te leiden, zodat hij of zij aan echte projecten kan gaan werken. Laat ze de regels en processen kennen voor internetgebruik, communicatie en onderbrekingen, en maak ze vertrouwd met de technologieën die ze tijdens de projecten zouden gebruiken.
8. Het verstrekken van het trainingsmateriaal
   Door hen vóór aanvang van de officiële training toegang te geven tot de trainingsmodules en materialen, kunnen ze het proces tijdens trainingssessies beter begrijpen en eventuele twijfels beter overbrengen.
9. Trainingssessies opzetten
   De volgende en belangrijkste stap bij het onboarden van medewerkers is het opzetten van een goede trainingssessie zodat ze inzicht krijgen in de projecten en technologieën waaraan ze gaan werken. De trainingssessie helpt de nieuwe medewerker de werkcultuur van het bedrijf te begrijpen, praktijkgericht te oefenen met de verschillende technische hulpmiddelen en de werking van de verwachtingen van de klant te begrijpen. Het is een van de belangrijkste onderdelen van het onboardingproces dat de nieuwe medewerker helpt om in de eerste plaats productief te worden.
10. Zorg ervoor dat ze een project krijgen
    Nadat ze tijdens de training goed waren getraind, was het tijd om ze de projecten toe te wijzen. Het is echter niet aan te raden om alles te versnellen en vanaf het begin van hen te verwachten dat ze productief zijn, hen de tijd te geven om de basisprincipes te begrijpen, moeite te doen met teamgenoten om hen kennis te laten maken met de collaboratieve werkomgeving en relaties op te bouwen. Zorg ervoor dat je ze bij elke stap in het begin begeleidt en begeleidt.
11. Het tot stand brengen van een open communicatie met teamgenoten
    Na de eerste dagen voelen de nieuwe medewerkers zich op hun gemak, maar het is de verantwoordelijkheid van de managers om hen een open omgeving te bieden waarin ze met hun teamgenoten en zelfs met leads kunnen communiceren. Dit zou hen een ideale gelegenheid bieden om een gesprek aan te knopen over wat werkt en wat niet, en het zou hen aanmoedigen om een goede band op te bouwen met hun teamgenoten.
    Tijdens de eerste één tot drie maanden
    De startperiode van ongeveer drie maanden is een overgangsperiode waarin ze zichzelf kunnen ontwikkelen van nieuwe medewerkers tot een productief lid van het team. Deze stappen omvatten een constructieve evaluatie van hun werk en het geven van feedback waar en wanneer dat nodig is.
12. Prestatiedoelen instellen
    Nadat de werknemer zich in zijn functie heeft gevestigd en een bijdrage is gaan leveren aan zijn taken, is het tijd om hem doelen te stellen, hem in de goede richting te wijzen en hem vanaf het begin iets te geven om naartoe te werken.
13. Carrièrepaden opbouwen
    Zodra de medewerker alles weet over zijn rol en zijn doelen en over alle vereiste details van het project beschikt, is het tijd voor hem om een carrièrepad uit te bouwen dat past bij zijn persoonlijke doelen en groei. Hen helpen hun pad en het succes van de organisatie te visualiseren zou in feite ook een positieve impact op de organisatie hebben.
14. Geef prestatiebeoordelingen en suggesties
    Na bijna drie maanden raakt de medewerker vertrouwd met zijn rol. Het is het beste moment om hun sterke en zwakke punten te evalueren en hen beoordelingen en suggesties te geven om hun tekortkomingen te verbeteren en hen te helpen met betere omscholingsprogramma's.
15. Neem constructieve feedback
    Ten slotte is het belangrijk om feedback van hen te krijgen over het algehele proces en suggesties te krijgen over de verbeteringen die de onboarding-ervaring waardevoller zouden maken voor de aankomende medewerkers.

Belang van het onboardingproces van medewerkers

Het onboarden van werknemers heeft zijn eigen belang voor zowel de werknemers als de werkgevers. Sommigen van hen worden hieronder beschreven:

• Helpt medewerkers de organisatie beter te leren kennen
  Door de onboarding leert de medewerker de organisatie, haar waarden, haar omgeving, haar praktijken en haar procedures beter kennen.
• Helpt werknemers productiever te zijn
  De onboarding helpt werknemers de juiste trainingssessie te krijgen, waardoor ze hun rollen en verantwoordelijkheden beter begrijpen.
•  Helpt medewerkers elkaar beter te leren kennen
  Het onboardingproces van medewerkers begint met de introductiesessies, waarbij de medewerkers de kans krijgen elkaar te leren kennen en met elkaar te communiceren.
•  Helpt de organisatie een beter personeelsbehoud te bereiken
  Hoe beter de onboarding-ervaring van medewerkers, hoe beter de medewerkerstevredenheid en hoe groter de kans dat medewerkers door de organisatie worden behouden.

Op te sommen

Met deze blog hebben we geprobeerd het onboardingproces van medewerkers voor u te vereenvoudigen. Volg deze onboardingstappen om de onboarding van uw bedrijf soepel en probleemloos te laten verlopen. Dit zou helpen om de stroom op de goede weg te houden en werknemers op de lange termijn te behouden. Deze stappen kunnen echter enigszins variëren, afhankelijk van de werkcultuur van uw bedrijf.

Veel Gestelde Vragen

1. Wat is het onboardingproces van medewerkers?

Het onboardingproces van medewerkers is de systematische en doelbewuste transformatie van gekwalificeerde sollicitanten in best presterende werknemers.

2. Waarom is het belangrijk om een goede onboarding-ervaring te bieden?

Een goede onboarding-ervaring is belangrijk omdat het de werknemer helpt zijn rol, de bedrijfsfilosofieën en de werkcultuur te begrijpen. Het helpt hen beter te begrijpen wat het bedrijf hen te bieden heeft en wat zij het bedrijf moeten bieden.

3. Waarom is feedback belangrijk aan het einde van het onboardingproces?

De feedback aan het einde van het onboardingproces geeft de rekruteringsmanagers ideeën over de mazen in het proces en helpt hen de ervaringen voor nieuwkomers te verbeteren.