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Las 15 mejores herramientas para gestionar empleados remotos

Hubo un momento en el que necesitabas visitar el cubículo de un compañero de trabajo o la cabina de tu gerente para una actualización laboral. Pero ahora la tendencia del trabajo remoto ha aumentado progresivamente en los últimos diez años y ha cambiado enormemente la forma en que los equipos se comunican y gestionan proyectos sin estar en contacto físico. Todo gracias a la introducción de plataformas digitales y herramientas de colaboración en línea que han hecho que nuestra vida laboral sea tan fácil y manejable. Este blog le presentará 10 herramientas para administrar empleados remotos que literalmente pueden salvar su

Estas herramientas facilitan que las empresas atraigan y contratar autónomos y empleados remotos y gestionarlos eficientemente. También pueden trabajar desde cualquier parte del mundo manteniendo un seguimiento adecuado de su progreso sin perderse en el bosque. Profundicemos en las mejores herramientas de productividad y gestión que pueden ayudarle a gestionar su organización y sus empleados de forma remota.

Desafíos enfrentados al gestionar un equipo remoto

La gestión de un equipo remoto conlleva su propio conjunto de desafíos, especialmente cuando las organizaciones quieren trabajar igual que lo harían preferentemente en un entorno tradicional. oficina modo mientras que los empleados prefieren trabajar de una manera que los haga sentir productivos hacia el objetivo de la organización sin comprometer su espacio personal.

Algunos de los principales desafíos que enfrentan las organizaciones al administrar un equipo remoto incluyen:

  •  Barreras de comunicación
    La comunicación eficaz es la clave para una mejor productividad y colaboración de los equipos remotos. Sin embargo, esto también se convierte en uno de los desafíos más frecuentes al gestionar un equipo remoto. Los equipos remotos deben estar en comunicación constante y depender de diferentes herramientas de comunicación para su colaboración. Pero existen muchas posibilidades de que se produzca una falta de comunicación que pueda afectar la productividad y el flujo de trabajo de todo el equipo. A los trabajadores remotos también les resulta difícil compartir aportes, sugerencias y comentarios.
  • Colaboración no coincidente
    A veces, a los trabajadores remotos les resulta un poco difícil colaborar incluso en tareas sencillas de equipo. El motivo puede ser cualquier cosa, desde problemas de programación, faltas de comunicación o cualquier problema técnico. ¿Qué se convierte en un cimiento común en una trabajo remoto La configuración es que una pequeña colaboración desequilibrada puede afectar a todo el equipo, a diferencia de un equipo de oficina donde puedes abordar un problema e informar a alguien en persona y si alguno de los miembros del equipo en un entorno remoto no puede sincronizarse con el resto. de ellos, puede obstaculizar la productividad general.
  •  Mantener un seguimiento adecuado de la productividad
    Seguimiento del avance del trabajo y productividad de empleados que trabajan a distancia puede ser una tarea difícil para cualquier gerente. La visibilidad del trabajo para algunas tareas específicas a veces puede verse borrosa en el entorno de trabajo remoto debido a varias razones, ya sean horarios flexibles, priorización de tareas o, a veces, compromisos del equipo. Sin embargo, elegir las métricas de KPI puede ayudar a evaluar la productividad de los empleados remotos. Además, adoptar un enfoque orientado a resultados puede descuidar los controles constantes del trabajo y conducir a una mayor productividad.
  • Dificultades de programación
    Los equipos remotos dependen de la programación de las reuniones a través del modo virtual, ya sean llamadas de audio o video. Pero a veces, debido a diversas razones, puede resultar un poco complicado encontrar un horario que funcione bien para cada miembro y programar una reunión cuando sea necesario. La variación de la zona horaria también se convierte en un aspecto importante para mantener el horario flexible y alinearlo con el horario laboral tradicional.
  •   Equiparse con las herramientas técnicas adecuadas
    Las personas a menudo tienen la percepción de que el trabajo remoto solo se puede realizar con una computadora portátil y una configuración de wifi; sin embargo, estos son solo requisitos básicos para los trabajadores remotos. En realidad, dependen más de diversas herramientas técnicas para su comunicación y colaboración en comparación con el equipo interno. Por lo tanto, se vuelve absolutamente importante y desafiante para las organizaciones proporcionarles herramientas que sean fáciles de usar pero que sirvan para todos los propósitos.

Las 10 mejores herramientas para gestionar empleados remotos

Existen diferentes tipos de herramientas necesarias para gestionar y organizar un equipo remoto. Estas herramientas incluyen:

Herramientas de comunicación y colaboración.

La comunicación es la clave más importante para que cualquier equipo remoto tenga un flujo de trabajo estable. Estas herramientas facilitan la comunicación y la colaboración entre equipos dispersos y facilitan a los gerentes eliminar los desafíos de comunicación cuando los equipos no están juntos en una sala. Existen varias opciones por las que las empresas pueden optar en la comunicación en equipo.

  1. Skype
    Skype es la herramienta de comunicación más popular y utilizada por las organizaciones. Básicamente es una herramienta de mensajería de vídeo que te permite realizar llamadas de voz y vídeo gratuitas a cualquier persona en cualquier parte del mundo. Sus funciones como inicio virtual, actualizaciones rápidas de estado y pantalla compartida lo hacen más interesante y cómodo de usar.
  2. Zoom
    Zoom es otra aplicación que se puede utilizar para la comunicación de equipos remotos más grandes. Permite instalaciones avanzadas de videoconferencia con funciones como uso compartido de pantallas múltiples, reuniones instantáneas, seminarios web y conferencias. Permite a los equipos reunirse y organizar reuniones, grabarlas y actualizarlas en la nube para acceder a ellas en el futuro. Permite que varias personas se silencien y activen el silencio y presenten sus pensamientos e ideas clave en las reuniones. Proporciona una experiencia consistente al garantizar y hacer que cada sesión sea interactiva y atractiva.
  3. Flojo
    Slack es una de las herramientas de mensajería remota que todo empleado remoto ha utilizado una vez en su vida. Es un espacio digital que ayuda a la colaboración fluida de los compañeros de equipo y les permite compartir ideas y comentarios en tiempo real. Le permite crear diferentes canales en función de diferentes necesidades que luego pueden usarse para mensajería instantánea y colaboración. Facilita la colaboración en equipo al colocar todos los chats y mensajes en un solo lugar.
  4. Reunión de Google
    Otra herramienta de comunicación importante y ampliamente aceptada que hace que la comunicación sea fácil y cómoda es Google Meet. En la situación en la que los gerentes intentan pensar más allá de las ventanas de chat y quieren una buena alternativa para las interacciones cara a cara, Google Meet resulta útil. Se utiliza mejor por sus funciones como videollamadas, llamadas de audio, uso compartido de pantalla y también chats durante las llamadas. Una de las características más importantes de Google Meet es que está integrado con G-Suite, lo que facilita invitar a los clientes a reuniones, ya que pueden ser invitados y unirse a través de su calendario o invitaciones por correo electrónico. Esta aplicación también se ha utilizado ampliamente con fines académicos en los últimos años.
  5. Equipos de Microsoft
    Microsoft Teams es una herramienta de comunicación y colaboración basada en la nube. Hace todo el trabajo por usted, desde llamadas de audio y video, chats, creación de turnos, intercambio de archivos y programación de reuniones, y ayuda a su equipo a evitar el uso de múltiples aplicaciones con todas sus funciones centralizadas. Sus funciones de seguridad avanzadas también le garantizan la seguridad de sus chats e información.
  • Herramientas de gestión de proyectos
    Manejar y gestionar cualquier conversación de proyecto solo en correos electrónicos puede ser un asunto complicado. Todo director de proyecto necesita una herramienta que sea fácil de usar y que pueda utilizarse para organizar los documentos y tareas de un equipo virtual. Las siguientes opciones se pueden utilizar para gestionar cualquier proyecto de manera eficiente.
  1. Trelo
    Trello es una de las herramientas de gestión de tareas y proyectos más flexibles y fáciles de usar de Internet. Es una de esas herramientas que debería estar en la caja de herramientas de todo equipo remoto. Ayuda a los equipos a mantenerse organizados y realizar un seguimiento de cada detalle. Se puede utilizar para gestionar todo tipo de equipos desde el principio, incluido el equipo de contenido, proyectos de marketing, equipos de atención al cliente, canales de ventas y otros equipos de proyectos ágiles. Permite a los equipos observar de cerca sus tareas futuras y objetivos a largo plazo de una manera muy organizada. Le permite agregar una cantidad de miembros a su tablero e incluso crear tableros diferentes según sus requisitos. Cada miembro del tablero puede agregar, eliminar, asignar y editar las tarjetas en el tablero.
  2. Asana
    Asana es una solución integral de gestión de proyectos y tareas para tus proyectos a corto y largo plazo. Le brinda un espacio de trabajo virtual basado en la nube donde cada miembro de su equipo remoto puede colaborar en sus proyectos. Le permite planificar, compartir y organizar todas sus listas de tareas pendientes y permite que todo su equipo sea parte de su viaje de gestión de proyectos. Incluso le permite dividir los componentes de la tarea y designarlos a sus compañeros de equipo. Facilita y automatiza los flujos de trabajo y le ayuda a controlar su equipo y sus proyectos en tiempo real con sus herramientas de colaboración y automatización.
  3. Proyectos Zoho
    Zoho es otra herramienta de gestión de proyectos y tareas para gestionar empleados remotos que ayuda a realizar un seguimiento de las tareas, colaborar en diferentes proyectos, realizar un seguimiento de errores y ejecutar informes en perspectiva. Le ayuda a navegar a través de varios factores de [gestión de proyectos, incluida la gestión del tiempo, la gestión del presupuesto, los informes, la gestión de clientes, etc. Ofrece funciones interesantes como diagramas de Gantt y tiene la capacidad de realizar un seguimiento de las horas facturables en varios proyectos simultáneamente. Se puede utilizar desde un sencillo creador de listas de tareas pendientes hasta una solución integral de seguimiento de errores y se puede utilizar para diversos aspectos de la gestión de proyectos.
  •  Herramientas de almacenamiento en la nube y uso compartido remoto
    Los equipos remotos también necesitan herramientas que les ayuden a almacenar y compartir archivos sin esfuerzo. Estas son algunas de las herramientas que se pueden utilizar para el almacenamiento en la nube y el uso compartido remoto.
  1. Google Drive
    Google Drive es una popular plataforma de almacenamiento en la nube que permite compartir archivos fácilmente entre equipos remotos eliminando las barreras de productividad. Se puede descargar directamente a los escritorios y luego usarse para compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones, colaborar en proyectos y compartir archivos desde cualquier ubicación mediante sus capacidades de sincronización automatizada de dispositivos. Mantiene todos los archivos en una ubicación segura y centralizada a la que puede acceder cualquier miembro del equipo.
  2. buzón
    Cuando el equipo remoto no puede manejar ni compartir archivos grandes a través de correos electrónicos, Dropbox resulta útil. Es un espacio de trabajo moderno que ofrece varias funciones útiles para gestionar equipos remotos. Los miembros del equipo pueden sincronizar, compartir y colaborar en diferentes documentos y proyectos mientras utilizan este sistema de almacenamiento basado en la nube. Permite compartir archivos más grandes, como presentaciones de PowerPoint e imágenes de Photoshop, sin comprometer su calidad. También tiene una API que puede usarse para colaboradores remotos.
  •  Herramientas de seguimiento de empleados
    El seguimiento de los empleados saludables es una parte importante de una gestión eficaz del equipo. Estas herramientas pueden ayudarte a administrar y monitorear a tu equipo sin ser un elemento perturbador constante en sus horas productivas.
  1. Kickidler
    Kickidler es una importante herramienta de software de monitoreo de empleados que tiene un poderoso conjunto de funciones para ayudarlo a monitorear y administrar las horas productivas y la dedicación de su equipo. El seguimiento del tiempo de los empleados, el análisis de la productividad y la dinámica de eficiencia son algunas de las mejores características de esta herramienta. También tiene la opción de compartir pantalla en tiempo real de forma ilimitada y grabar el historial de actividad en las computadoras. Su versión actualizada hace que el seguimiento del personal sea más conveniente al brindar la opción de automatizar las notificaciones y la interfaz de autocontrol. Estas funciones notifican automáticamente a los trabajadores si han estado haciendo algunas cosas durante mucho tiempo y pueden ayudarlos a concentrarse nuevamente en el trabajo.
  2. personal del centro
    Hubstaff es otra herramienta de seguimiento del personal con atractivos conjuntos de funciones. Le brinda al gerente información sobre en qué se concentraron sus empleados durante todo el día, que luego puede administrar poniendo un límite a la cantidad de horas que cada empleado puede dedicar a diferentes tareas. Sus características principales incluyen monitoreo de empleados, gestión de hojas de horas, grabaciones de pantalla, software de nómina, seguimiento por GPS e incluso gestión de proyectos. Se puede utilizar como paquete todo en uno para la gestión de equipos.
  3. Kazoo
    Kazoo es otra herramienta de seguimiento de empleados pero con algunas características distintivas. Le ayuda a manejar fácilmente su equipo remoto al monitorearlos de manera saludable. Incluso te permite reconocer el esfuerzo que tus empleados ponen en los proyectos y apreciarlos sin darles la idea de pasar desapercibidos por todos sus esfuerzos. Esto resulta ser un gran paso de motivación y puede ayudarles a ser más productivos. También tiene una característica interesante donde los empleados pueden animarse unos a otros con mensajes y comentarios personalizados. Los empleados también reciben puntos por sus logros que pueden canjearse por recompensas y tarjetas de regalo.
  • Herramientas adicionales
    Existen algunas herramientas sin categoría que los gerentes también pueden utilizar para administrar un equipo remoto. Estas herramientas incluyen las que se enumeran a continuación:
  1. Amigo de la hora mundial
    Generalmente, los equipos remotos están formados por personas de diferentes localidades y, en ocasiones, nacionalidades. En ocasiones, esto puede generar confusión a la hora de programar algunas llamadas o reuniones. Pero World Time Buddy es una herramienta de software de trabajo remoto que puede ayudarle con estas confusiones de zonas horarias al programar reuniones de equipo. Es un práctico programador de reuniones que viene con un sencillo conversor de zona horaria. Le permite comparar varias zonas horarias antes de planificar cualquier conferencia telefónica o reunión web.
  2. Visor de equipo
    TeamViewer es un software de trabajo remoto que viene con la función de acceso remoto. Permite a los empleados acceder y controlar de forma remota los escritorios y servidores de la oficina desde cualquier parte del mundo si tiene una conexión a Internet estable. Esto le brinda una ventana a su lugar de trabajo sin estar físicamente presente allí.

Para resumir

El entorno de trabajo remoto depende verdaderamente de la tecnología para su gestión y colaboración efectivas. Las herramientas mencionadas en el artículo anterior seguramente pueden facilitarle la vida cuando se trata de gestión remota de equipos. Puede elegir cualquiera de ellos según sus requisitos y conveniencia.

Preguntas frecuentes

  1. ¿Cuáles son los principales desafíos que enfrenta la gestión de equipos remotos?

Algunos de los principales desafíos que se enfrentan durante la gestión de equipos remotos incluyen:

  • Problema de comunicación y colaboración
  • Desafío de zona horaria
  • Desafíos técnicos
  • Problemas de productividad
  1. ¿Cuáles son las diferentes categorías de herramientas para gestionar empleados remotos?

Las diferentes categorías de herramientas para gestionar empleados remotos incluyen herramientas de comunicación y colaboración, herramientas de gestión de proyectos, herramientas de seguimiento de empleados, herramientas para compartir de forma remota, herramientas de almacenamiento en la nube y otras.

  1. ¿Cuáles son las mejores herramientas de comunicación para equipos remotos?

Algunas de las mejores herramientas de comunicación para equipos remotos incluyen Zoom Meetings, Skype, Slack, Google Meet y Microsoft Teams.

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