De periode na de pandemie heeft geleid tot een acute stijging van het aantal werknemers en bedrijven dat werken op afstand als eerste keuze heeft aangenomen. Werken op afstand heeft alles veranderd, van de manier waarop organisaties de balans tussen werk en privéleven benaderen tot de manier waarop werknemers hun productiviteit aan het team communiceren. Het komt zowel de werknemers als de werkgevers ten goede, maar voor de meesten van hen is het echter nog een jong concept. De concepten en werkwijze ervan moeten nog door velen worden begrepen voordat zij zich eraan aanpassen. Deze blog hier presenteert u het gedetailleerde concept van werken op afstand en zal uw twijfels daarover wegnemen.

Wat is werken op afstand en wie zijn werknemers die op afstand werken?

Werken op afstand, zoals de naam al doet vermoeden, is een werkpraktijk waarmee de werkende professional buiten zijn traditionele werkruimte kan werken, of het nu een kantoor of een campus is. Deze werkplekken kunnen van alles zijn, van het huis van een werknemer, of een privékantoor, een co-workingruimte of elke andere plek buiten het traditionele kantoor van het bedrijf. Het basisconcept achter deze praktijk is dat de arbeidsproductiviteit niet beperkt is tot kantoorruimte en dat het werk overal gedaan kan worden, zolang het maar binnen de grenzen van de werkcultuur blijft.

Probeer dit op een eenvoudige manier te begrijpen, zodat een werknemer in plaats van regelmatig naar kantoor te reizen voor zijn werk, zijn dagelijkse werk vanuit het comfort van zijn huis kan uitvoeren. De kantoortijd, werkdruk en werkwijze zijn hetzelfde als bij een reguliere baan; alleen het reguliere aangewezen bureau verandert in de slaapkamer, tuin, balkon of welke plaats dan ook naar keuze van de werknemer. Hierdoor kunnen de werknemers hun persoonlijke leven en hun professionele leven in evenwicht brengen, zolang de professionele taken niet in het gedrang komen en beide vreedzaam naast elkaar kunnen bestaan.

Degenen die op afstand werken, staan bekend als werknemers die op afstand werken. Deze werknemers kunnen zich in hun woonplaats, in een andere stad of zelfs in een ander land bevinden, maar kunnen nog steeds voor hun organisatie werken als dit dit toelaat. De locatiebarrière is in dit scenario totaal nietig. Soms zijn de werknemers meestal in dezelfde stad waar het kantoor van hun bedrijf is gevestigd, maar kiezen ze ervoor om vanuit huis te werken of de organisaties staan hen toe om vanuit huis te werken. Dit komt zowel de werknemers als de medewerkers op verschillende manieren ten goede.

Hoe voeren organisaties werken op afstand uit?

Er zijn verschillende manieren waarop organisaties op afstand kunnen werken. Het kan worden gedaan op de manier waarop mensen ervoor kiezen om te werken volgens hun wensen.

Voor sommige organisaties is volledig op afstand gaan nog steeds een lastige opgave. Ze kiezen er dus voor om hun werknemers te vragen om het grootste deel van de werkweken van de maand op afstand te werken, maar verschijnen in de laatste week van de maand en kunnen de volgende maand het werk op afstand hervatten. Sommigen bellen liever één keer per week of de helft van het personeel werkt vanuit kantoor en de andere helft vanuit huis, afhankelijk van de taken die zij voor de organisatie vervullen.

Sommige werknemers werken het liefst vanuit het comfort van hun huis, terwijl er voor sommigen niet genoeg privacy thuis is en daarom de voorkeur geven aan co-working-ruimtes. Voor hen fungeren co-workingruimtes als een knooppunt van productiviteit en connectiviteit en bieden ze betere mogelijkheden om productief te zijn. 

Instellingen voor werken op afstand kunnen worden gebruikt voor voltijdbanen, freelancemogelijkheden en zelfs voor ondernemers die een klein personeelsbestand hebben en geen kantoorruimte voor hun personeel willen huren. Het is een perfecte manier om de werknemers te laten opgaan in de bedrijfscultuur, zonder hun persoonlijke ruimte in gevaar te brengen. Deze breiden zelfs het professionele netwerk uit naar de wereldwijde gemeenschap door de locatiebarrière weg te nemen.

Hoe is werken op afstand nuttig voor organisaties?

De belangrijkste vraag die bij ons opkomt is hoe werken op afstand organisaties daadwerkelijk ten goede kan komen. Heeft dit geen invloed op hun productiviteit, vertraagt het hun projecten niet of belemmert het de communicatie van hun team niet? Als je dezelfde gedachte hebt, dan heb je het helemaal mis: werken op afstand komt organisaties op een zeer positieve manier ten goede. De volledig afgelegen organisaties hebben de neiging het budget zo laag mogelijk te houden als het gaat om organisaties die volledig vanuit kantoorruimtes opereren. Dankzij de externe werkomgeving kunnen organisaties de infrastructuurkosten verlagen en deze op andere vruchtbare afdelingen gebruiken. Daarom is het voor beginnende startende bedrijven de meest geschikte optie om het systeem te adopteren inhuren op afstand werkmodel en gebruik de fondsen eerst om een sterke basis op te bouwen. Hetzelfde geldt voor de multinationals, die degenen met een sterke basis kunnen adopteren inhuren op afstand en kunnen hun werknemers helpen een beter evenwicht tussen werk en privé te vinden. 

De werkomgeving op afstand biedt organisaties ook een diverse en bredere talentenpool. Ze kunnen overal werknemers werven zonder zich zorgen te hoeven maken over de locatiebarrière. Het helpt de werknemers ook om zich bij bedrijven uit dure steden aan te sluiten zonder zich zorgen te hoeven maken over het verschuiven van budgetten en zo.

Hieronder worden enkele veelvoorkomende voordelen van werken op afstand toegelicht:

Voor werknemers: 

• Flexibele levensstijl en een betere balans tussen werk en privé
  De meest voorkomende reden waarom werknemers liever op afstand werken, is dat het hen een flexibelere levensstijl biedt dan de kantooromgeving. Het geeft hen de tijd om zich te concentreren op de dingen die voor hen belangrijk zijn, doordat ze tijd besparen wanneer ze naar kantoor moeten reizen. Het geeft de ouders de tijd om hun werk af te maken op basis van hun comfortzone, zonder de deadlines in gevaar te brengen om er voor hun kind te zijn nadat ze thuiskomen, en stelt de kinderen zelfs in staat voor hun bejaarde ouders te zorgen door het werk dienovereenkomstig te beheren; ze kunnen hun werkschema beheren, zodat ze naar de doktersafspraak met hun ouders kunnen gaan. Dit wordt echter de verantwoordelijkheid van een externe medewerker om ervoor te zorgen dat zijn persoonlijke leven de kantoortaken niet verstoort of vertraagt.
• Betere lichamelijke gezondheid en geestelijk welzijn
  Veel onderzoeken bewijzen dat externe werknemers minder gestrest zijn en een hoge fysieke en mentale gezondheidsstabiliteit hebben in vergelijking met kantoorgenoten. Dagelijks naar het werk reizen, in de file staan en tijd doorbrengen in het drukke openbaar vervoer kunnen van invloed zijn op het mentale welzijn van een kantoormedewerker. Door echter de tijd te elimineren die nodig is om van huis naar het werk te reizen, kan een werknemer erin slagen om deel te nemen aan yogalessen, lid te worden van bepaalde clubs of activiteiten te ondernemen die hem kunnen helpen zijn geest te ontspannen. Dit kan hen helpen hun lichaam gezonder en hun geest gelukkiger te houden en kan ook de bedrijven ten goede komen, want hoe gelukkiger de geest, hoe gezonder het lichaam en hoe beter de productiviteit.
• Meer persoonlijke tijd‍
  De werknemers in de externe werkomgeving krijgen meer persoonlijke tijd die ze op verschillende manieren kunnen gebruiken. Ze kunnen hun passie voor iets opnieuw beleven, een aantal hobby’s adopteren, of wat meer quality time doorbrengen met vrienden en familie. Het geeft hen ook de mogelijkheid om hun vaardigheden te verbeteren door een aantal online cursussen te volgen of een diploma te behalen, waardoor ze beter kunnen presteren in hun werk en een beter loon kunnen krijgen.

‍Voor werkgevers:

• Beter werken en hogere productiviteit
  Het belangrijkste voordeel van een externe werkomgeving voor organisaties is dat de werknemers meer flexibiliteit genieten, wat op dezelfde manier hun productiviteit verhoogt. Een medewerker op afstand zal meer moeite in zijn werk steken dan een reguliere medewerker, omdat hij waarde hecht aan waardering. Hij krijgt meer flexibiliteit waardoor zijn vertrouwen in zijn organisatie toeneemt en dit ertoe leidt dat hij op een productievere manier voor de organisatie kan werken. Bovendien kan de tijd die hij vroeger aan reizen besteedde, nu worden gebruikt om deze op tijd in de systemen in te loggen, waardoor hij meer tijd heeft om de dagelijkse taken uit te voeren, wat op zijn beurt zijn toegewijde tijd voor de organisatie vergroot en daarmee de productiviteit verhoogt. 
• Kostenefficiënt
  Het hebben van een volledig extern team kan het budget van het bedrijf voor infrastructuur minimaliseren, omdat het de behoefte aan grotere kantoorruimtes, meer computers en andere infrastructuur in het bedrijf vermindert. Sommige bedrijven geven er de voorkeur aan hun werknemers te voorzien van hun werklaptops of computers, maar de kosten hiervan blijven nog steeds onder het budget dan het opzetten van een goed werkstation. Uit een onderzoek is gebleken dat een bedrijf dat werken op afstand voor zijn werknemers adopteert, tot wel $22K per werknemer kan besparen.
• Betrokken medewerkers
  Bedrijven adopteren soms alternatieven voor werken op afstand om hun werknemers tevreden en gemotiveerd te houden, wat hen op hun beurt helpt om een betere medewerkersbetrokkenheid te krijgen. Vaak worden bedrijven geconfronteerd met het feit dat hun werknemer een baan verlaat voor een andere mogelijkheid om op afstand te werken, omdat dit hen kan helpen vrijheid en flexibiliteit te krijgen. Werkgevers die talent voor hun organisatie willen behouden, besteden dus veel aandacht aan dergelijke incidenten en adopteren werken op afstand. Dit helpt hen op hun beurt om de winstmarges te vergroten en de werkkwaliteit op een alternatieve manier te verbeteren.

Veel voorkomende misvattingen over werken op afstand

Hoewel het concept van werken op afstand steeds gebruikelijker wordt, bestaan er nog steeds enkele misvattingen over deze werkstijl. Enkele van de meest voorkomende zijn hieronder opgesomd:

• Werken op afstand betekent moeilijke communicatie
  Externe medewerkers zijn inderdaad niet fysiek aanwezig bij persoonlijke vergaderingen op kantoor, en hebben ook niet de mogelijkheid om zich over te geven aan waterkoelergesprekken of happy hour-bijeenkomsten. Maar meer dan dat kunnen ze via telefoongesprekken contact maken met het team en hun reguliere follow-ups uitvoeren. Met de juiste connectiviteit kunnen werknemers in een werkomgeving op afstand ook zakelijke gesprekken op de meest professionele wijze afhandelen zonder zich alleen gelaten te voelen.
• Werken op afstand betekent altijd bereikbaar zijn
  De enige angst die werknemers op afstand altijd hebben, is dat van hen wordt verwacht dat ze altijd beschikbaar zijn. De waarheid is echter dat werken op afstand hen in staat stelt hun werk naar eigen voorkeur in te plannen, maar niet dat ze dit 24/7 kunnen plannen. De telewerkende medewerker volgt ook dezelfde kantooruren als de normale medewerker, maar zijn dagelijkse takenschema kan naar hem toe worden aangepast, zolang dit de projecten van het bedrijf niet hindert.
• Werken op afstand betekent helemaal geen werk
  Het stereotype van een werkomgeving op afstand waar veel mensen nog steeds in geloven, is dat ze gewoon ronddwalen of werkeloos in hun pyjama zitten en af en toe werken, wat niet zo productief is als op kantoor. Wij weten dat dit niet de waarheid is. Het is gewoon zo dat externe medewerkers gewoon flexibeler zijn in hun werk, ze kunnen hun werk plannen zoals ze willen, maar ze voltooien ook hun dagelijkse taken zoals opgedragen. Ze hebben gewoon een andere werkstijl dan anderen, wat zelfs inhoudt dat ze de tijd nemen voor persoonlijke groei en professioneel werk gedaan krijgen.

‍Op te sommen:

Werken op afstand volgt dezelfde regel als de traditionele kantoorruimtes, alleen is het een andere werkstijl, waardoor de op afstand werkende medewerkers een andere manier van werken hebben. Beiden streven er echter naar productief te zijn en doen hun best om bij te dragen aan de organisatie.