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Mitarbeiter-Onboarding-Prozess: 15 vereinfachte Schritte

Das Mitarbeiter-Onboarding ist ein Schritt-für-Schritt-Prozess, damit sich ein neuer Mitarbeiter in der neuen Umgebung einleben kann. Für einige Unternehmen kann es jedoch verlockend sein, den Onboarding-Prozess zu beschleunigen, in der Hoffnung, dass der neue Mitarbeiter schnell produktiv wird. Untersuchungen zeigen jedoch, dass es 3 bis 12 Monate dauern kann, bis jeder neue Mitarbeiter sein volles Potenzial entfaltet, und dass das Überspringen des richtigen Onboarding-Prozesses für ihn zu weiteren Komplikationen führen kann. Jeder Mitarbeiter ist bereit, im Unternehmen zu bleiben, wenn er oder sie eine gute Einarbeitungserfahrung gemacht hat.

Dieser Blog führt Sie Schritt für Schritt durch den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess.

Was ist der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess?

Beim Mitarbeiter-Onboarding handelt es sich um einen einfachen Prozess zur Integration eines neuen Mitarbeiters in die Unternehmenskultur und -umgebung. Dazu gehört es, sie mit Materialien auszustatten, sie mit den Teammitgliedern, Unternehmenspraktiken, Verfahren und Richtlinien vertraut zu machen und Schulungen für sie zu organisieren. Ziel ist es, die Mitarbeiter mit Werkzeugen und Techniken auszustatten, die ihnen helfen, produktive Mitglieder des Teams zu werden. Es hilft ihnen, sich willkommen zu fühlen, sich in ihrer Position einzuleben und zu lernen, wie man für das Unternehmen arbeitet.

Für einen effektiven Mitarbeiter-Onboarding-Prozess ist es wichtig, die Sichtweise des Mitarbeiters zu berücksichtigen. Ein guter Einarbeitungsprozess dauert für neue Mitarbeiter etwa 3 bis 6 Monate, bis sie sich vollständig in ihren Job eingelebt haben.

Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie ein Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter aussieht und wie Sie ihn richtig gestalten können.

Schritt-für-Schritt-Ablauf des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses

Der grundlegende Onboarding-Prozess beginnt im Allgemeinen in vier großen Schritten. Dazu gehören: vor dem ersten Tag, am ersten Tag, während der ersten Woche und während der Dauer von einem bis drei Monaten. Dabei werden das HR-Team, das Management-Team sowie das Schulungsteam in den Prozess einbezogen.

Vor dem ersten Tag

Beim Onboarding geht es nicht nur um den Tag, an dem der Mitarbeiter ins Büro kommt, sondern der Prozess beginnt an dem Tag, an dem dem Kandidaten das Angebotsschreiben vorgelegt wird und er es annimmt. Das Unternehmen muss mehrere Schritte durchlaufen, bevor der Mitarbeiter die Büroräume physisch betritt.

  1. Veröffentlichung des Angebotsschreibens
    Das Onboarding der Mitarbeiter beginnt unmittelbar nach der Auswahl der Kandidaten im Rahmen von Vorstellungsgesprächen. Das Unternehmen bietet dem Mitarbeiter ein Angebotsschreiben, Richtliniendokumente, Onboarding-Formulare und andere wichtige Dokumente an, die vor dem Eintritt ausgefüllt und eingereicht werden müssen. Dem Kandidaten sollten klare Kenntnisse über das Stellenprofil, die Gehaltsverhandlungen und die erwarteten beruflichen Verantwortlichkeiten vermittelt werden. Das Onboarding sollte mit einem klaren und transparenten Ansatz beginnen, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen und sie mit der neuen Umgebung vertraut zu machen. 
  2. Annahme des Angebotsschreibens
    Der nächste Schritt im Onboarding-Prozess nach dem Angebot des Angebotsschreibens besteht in der Annahme des Angebotsschreibens durch den Kandidaten. Der Mitarbeiter muss die zuvor vereinbarten Richtlinien, Verfahren, Leistungen usw. prüfen und alle seine Zweifel erst zu diesem Zeitpunkt im Telefonat oder in einem Treffen mit dem Personalmanager ausräumen, bevor er das Angebotsschreiben annimmt. Dieser Punkt im Onboarding-Prozess ist aus Sicht des Mitarbeiters von entscheidender Bedeutung, da er sich durch die Reaktionsfähigkeit und das Engagement des Unternehmens doppelt sicher sein kann.
  3. Erledigung der Formalitäten und Überprüfung der Dokumente
    Der neue Job erfordert die Erledigung einer Menge Papierkram. Wenn Sie dies vor dem ersten Tag tun, können Sie sich dies am ersten Tag im Büro ersparen und Ihnen dabei helfen, den Mitarbeiter reibungslos einzuarbeiten. Für die Organisation ist es außerdem wichtig, die vom neuen Mitarbeiter bereitgestellten Dokumente wie Erfahrungsschreiben, frühere Gehaltsabrechnungen oder andere rechtliche Dokumente noch einmal zu überprüfen, bevor er seine Arbeit für die Organisation aufnimmt, um etwaige Missverständnisse auszuräumen. Dies würde auch dazu beitragen, die ordnungsgemäße Aufzeichnung des Mitarbeiters zu führen, ohne dass dabei wichtige oder erforderliche Details verloren gehen.
    Am ersten Tag
    Der erste Tag im Büro kann für jeden Mitarbeiter etwas nervös sein, daher können Sie mit einer kurzen Einführungssitzung des Mitarbeiters mit dem Team, mit dem er zusammenarbeiten wird, beginnen und ihn mit der Unternehmenskultur vertraut machen.
  4. Vorstellung des Teams
    Der erste und wichtigste Schritt am ersten Tag besteht darin, den neuen Mitarbeiter dem Teammitglied vorzustellen, mit dem er zusammenarbeiten wird. Bieten Sie ihnen eine Einführungssitzung an, in der sie etwas über ihren Hintergrund erfahren und ihre Rolle im Team mitteilen. Es würde ihm helfen, die Mannschaft kennenzulernen und Vertrauen in sie aufzubauen.
  5. Einrichten von Workspace- und Office-E-Mails
    Der nächste Schritt im Onboarding-Prozess der Mitarbeiter umfasst die Einrichtung ihres Arbeitsplatzes, einschließlich der Zuweisung von Schreibtisch, Computern, Ausweisen, Uniformen (falls vorhanden) und anderem erforderlichen Zubehör. Der neue Mitarbeiter sollte auch mit seinen Firmen-E-Mails und anderer Software und Tools ausgestattet sein, die er verwenden wird.
  6. Zuweisung des Mentors
    Es ist wichtig, die neuen Mitarbeiter einzubinden, indem man ihnen ein erfahrenes Teammitglied zuweist, das sie als Mentor anleitet und für häufige Check-ins sorgt. Das hilft auch
    die Mitarbeiter glücklich, zufrieden und selbstbewusst zu halten, die am Mentoring-Programm teilgenommen haben.
    Während der ersten Woche
    Die erste Arbeitswoche dient der Orientierung, der Einbindung der neuen Person in die Umgebung und der Unterstützung bei Schulungen und weiteren Prozessen.
  7. Führen Sie sie durch die wichtigen Verfahren und Standards
    Es ist wichtig, Zeit mit dem neuen Mitarbeiter zu verbringen und ihn durch die Prozesse und Verfahren zu führen, damit er mit der Arbeit an echten Projekten beginnen kann. Informieren Sie sie über die Regeln und Prozesse für Internetnutzung, Kommunikation und Pausen und machen Sie sie mit den Technologien vertraut, die sie während der Projekte verwenden würden.
  8. Bereitstellung der Schulungsmaterialien
    Wenn Sie ihnen vor Beginn der offiziellen Schulung Zugang zu den Schulungsmodulen und -materialien gewähren, können Sie den Prozess während der Schulungssitzungen besser verstehen und etwaige Zweifel besser äußern.
  9. Einrichten von Schulungssitzungen
    Der nächste und wichtigste Schritt beim Onboarding von Mitarbeitern besteht darin, eine geeignete Schulungssitzung einzurichten, damit sie die Projekte und Technologien verstehen, an denen sie arbeiten werden. Die Schulung hilft dem neuen Mitarbeiter, die Arbeitskultur des Unternehmens zu verstehen, praktische Erfahrungen mit den verschiedenen technischen Tools zu sammeln und zu verstehen, wie die Erwartungen des Kunden umgesetzt werden. Es ist einer der wichtigsten Teile des Onboarding-Prozesses, der dem neuen Mitarbeiter hilft, überhaupt produktiv zu werden.
  10. Ihnen ein Projekt besorgen
    Nachdem sie während der Schulung gut geschult worden waren, war es an der Zeit, ihnen die Projekte zuzuweisen. Es ist jedoch nicht ratsam, alles zu beschleunigen und von Anfang an zu erwarten, dass sie produktiv sind, ihnen Zeit zu geben, die Grundlagen zu verstehen, sich gemeinsam mit Teamkollegen darum zu bemühen, sie an die kollaborative Arbeitsumgebung heranzuführen und Beziehungen aufzubauen. Stellen Sie sicher, dass Sie sie zu Beginn bei jedem Schritt anleiten und betreuen.
  11. Aufbau einer offenen Kommunikation mit Teamkollegen
    Nach den ersten Tagen gewöhnen sich die neuen Mitarbeiter an die Arbeit, es liegt jedoch in der Verantwortung der Manager, ihnen ein offenes Umfeld für die Kommunikation mit ihren Teamkollegen und sogar mit Leads zu bieten. Dies würde ihnen eine ideale Gelegenheit bieten, ein Gespräch darüber zu beginnen, was funktioniert und was nicht, und sie würde sie ermutigen, eine gute Bindung zu ihren Teamkollegen aufzubauen.
    Während der ersten ein bis drei Monate
    Die Anfangsphase von etwa drei Monaten ist eine Übergangsphase für sie, um sich von einem neuen Mitarbeiter zu einem produktiven Mitglied des Teams zu entwickeln. Diese Schritte umfassen eine konstruktive Bewertung ihrer Arbeit sowie die Bereitstellung von Feedback, wo und wann immer dies erforderlich ist.
  12. Leistungsziele festlegen
    Nachdem sich der Mitarbeiter in seiner Position eingelebt hat und begonnen hat, zu seinen Aufgaben beizutragen, ist es an der Zeit, ihn mit Zielen zu erreichen, ihn in die richtige Richtung zu weisen und ihm von Anfang an etwas zu geben, auf das er hinarbeiten kann.
  13. Karrierewege aufbauen
    Sobald der Mitarbeiter alles über seine Rolle und seine Ziele weiß und alle erforderlichen Details des Projekts kennt, ist es an der Zeit, einen Karriereweg zu entwickeln, der zu seinen persönlichen Zielen und seinem Wachstum passt. Ihnen zu helfen, ihren Weg und den Erfolg der Organisation zu visualisieren, hätte tatsächlich auch positive Auswirkungen auf die Organisation.
  14. Geben Sie Leistungsbewertungen und Vorschläge
    Nach fast drei Monaten ist der Mitarbeiter mit seiner Rolle vertraut. Es ist der beste Zeitpunkt, ihre Stärken und Schwächen zu bewerten und ihnen Bewertungen und Vorschläge zur Verbesserung ihrer Mängel zu geben und ihnen bei besseren Umschulungsprogrammen zu helfen.
  15. Nehmen Sie konstruktives Feedback an
    Schließlich ist es wichtig, von ihnen Feedback zum Gesamtprozess einzuholen und Vorschläge zu Verbesserungen zu erhalten, die das Onboarding-Erlebnis für die kommenden Einstellungen wertvoller machen würden.

Bedeutung des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses

Das Onboarding von Mitarbeitern hat sowohl für die Arbeitnehmer als auch für die Arbeitgeber eine eigene Bedeutung. Einige davon werden im Folgenden beschrieben:

  • Hilft den Mitarbeitern, die Organisation besser kennenzulernen
    Das Onboarding hilft dem Mitarbeiter, die Organisation, ihre Werte, ihr Umfeld, ihre Praktiken und ihre Verfahren besser kennenzulernen.
  • Hilft Mitarbeitern, produktiver zu sein
    Das Onboarding hilft den Mitarbeitern, die richtige Schulungssitzung zu absolvieren, die ihnen hilft, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten besser zu verstehen.
  •  Hilft den Mitarbeitern, sich besser kennenzulernen
    Der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess beginnt mit Einführungssitzungen, die den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich kennenzulernen und miteinander zu interagieren.
  •  Hilft der Organisation, eine bessere Mitarbeiterbindung zu erreichen
    Je besser das Onboarding-Erlebnis der Mitarbeiter ist, desto höher ist die Mitarbeiterzufriedenheit und desto größer sind die Chancen, dass Mitarbeiter vom Unternehmen gehalten werden.

Um zusammenzufassen

Mit diesem Blog haben wir versucht, den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess für Sie zu vereinfachen. Befolgen Sie diese Onboarding-Schritte, um den Onboarding Ihres Unternehmens reibungslos und problemlos zu gestalten. Dies würde dazu beitragen, den Flow auf dem richtigen Weg zu halten und Mitarbeiter langfristig zu binden. Allerdings können diese Schritte je nach der Arbeitskultur Ihres Unternehmens leicht variieren.

Häufig gestellte Fragen

  1. Wie läuft der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess ab?

Der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess ist die systematische und gezielte Umwandlung qualifizierter Bewerber in leistungsstarke Arbeitskräfte.

  1. Warum ist es wichtig, ein gutes Onboarding-Erlebnis zu bieten?

Eine gute Onboarding-Erfahrung ist wichtig, da sie dem Mitarbeiter hilft, seine Rolle, die Unternehmensphilosophie und die Arbeitskultur zu verstehen. Es hilft ihnen, besser zu verstehen, was das Unternehmen ihnen zu bieten hat und was sie dem Unternehmen bieten müssen.

  1. Warum ist Feedback am Ende des Onboarding-Prozesses wichtig?

Das Feedback am Ende des Onboarding-Prozesses gibt den einstellenden Managern Hinweise auf die Lücken im Prozess und hilft ihnen, die Erfahrungen für Neueinsteiger zu verbessern.

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