Il fut un temps où vous aviez besoin de vous rendre dans le bureau d'un collègue ou dans la cabine de votre manager pour faire le point sur votre travail. Mais aujourd’hui, la tendance au travail à distance s’est progressivement accentuée au cours des dix dernières années et a considérablement modifié la façon dont les équipes communiquent et gèrent les projets sans être en contact physique. Tout cela grâce à l’introduction de plateformes numériques et d’outils de collaboration en ligne qui ont rendu notre vie professionnelle si simple et gérable. Ce blog vous présentera 10 outils pour gérer les employés distants qui peuvent littéralement sauver votre

Ces outils permettent aux entreprises d'attirer plus facilement et embaucher des pigistes et des employés à distance et les gérer efficacement. Ils peuvent également travailler de n’importe où dans le monde en suivant correctement leurs progrès sans se perdre dans les bois. Examinons en profondeur les meilleurs outils de productivité et de gestion qui peuvent vous aider à gérer votre organisation et vos employés à distance.

Les défis rencontrés lors de la gestion d'une équipe à distance

La gestion d'une équipe à distance comporte son propre ensemble de défis, en particulier lorsque les organisations souhaitent travailler de la même manière qu'elles le feraient de préférence dans un environnement traditionnel. bureau mode tandis que les employés préfèrent travailler d'une manière qui les rend productifs pour atteindre l'objectif de l'organisation sans compromettre leur espace personnel.

Certains des principaux défis auxquels les organisations sont confrontées lors de la gestion d'une équipe à distance comprennent :

•  Obstacles à la communication
  Une communication efficace est la clé d’une meilleure productivité et d’une meilleure collaboration des équipes distantes. Cependant, cela devient également l’un des défis les plus rencontrés lors de la gestion d’une équipe à distance. Les équipes distantes doivent être en communication constante et s'appuyer sur différents outils de communication pour leur collaboration. Mais il existe de fortes chances qu'il y ait des problèmes de communication qui peuvent affecter la productivité et le flux de travail de toute l'équipe. Les travailleurs à distance ont également du mal à partager leurs contributions, suggestions et commentaires.
• Collaboration mal adaptée
  Parfois, les travailleurs à distance ont un peu de mal à collaborer, même sur de simples tâches d'équipe. La raison peut être due à des problèmes de planification, à des problèmes de communication ou à tout problème technique. Ce qui devient le fondement commun d’un travail à distance est qu'une petite collaboration mal adaptée peut affecter l'ensemble de l'équipe, ce qui n'est pas comme une équipe de bureau où vous pouvez résoudre un problème et informer quelqu'un en personne et où l'un des membres de l'équipe dans un environnement distant n'est pas en mesure de se synchroniser avec les autres. parmi eux, cela peut nuire à la productivité globale.
•  Garder une bonne trace de la productivité
  Suivre l'avancement des travaux et productivité Le nombre d'employés travaillant à distance peut être une tâche difficile pour tout manager. La visibilité du travail pour certaines tâches spécifiques peut parfois être floue dans le cadre du travail à distance pour diverses raisons, qu'il s'agisse d'horaires flexibles, de priorisation des tâches ou parfois d'engagements d'équipe. Cependant, le choix des métriques KPI peut aider à évaluer la productivité des employés distants. De plus, l’adoption d’une approche axée sur les résultats peut négliger les contrôles constants du travail et conduire à une meilleure productivité.
• Difficultés de planification
  Les équipes distantes dépendent de la planification des réunions via le mode virtuel, qu'il s'agisse d'appels audio ou vidéo. Mais parfois, pour diverses raisons, il peut s'avérer un peu difficile de trouver un moment qui convient à chaque membre et de planifier une réunion lorsque cela est nécessaire. La variation du fuseau horaire devient également un aspect important pour maintenir la flexibilité de l'horaire et l'aligner sur les heures de travail traditionnelles.
•   S’équiper des bons outils techniques
  Les gens ont souvent l’impression que le travail à distance ne peut être effectué qu’avec un ordinateur portable et une connexion Wi-Fi. Cependant, ce ne sont que des exigences de base pour les travailleurs à distance. En réalité, ils dépendent davantage de divers outils techniques pour leur communication ainsi que leur collaboration par rapport à l'équipe interne. Il devient donc extrêmement important et difficile pour les organisations de leur fournir des outils faciles à utiliser tout en répondant à tous les objectifs.

Top 10 des outils pour gérer les employés distants

Il existe différents types d'outils nécessaires pour gérer et organiser une équipe à distance. Ces outils comprennent :

Outils de communication et de collaboration

La communication est la clé la plus importante pour toute équipe distante afin d'avoir un flux de travail stable. Ces outils facilitent la communication et la collaboration entre les équipes dispersées et permettent aux managers d'éliminer facilement les problèmes de communication lorsque les équipes ne sont pas ensemble dans une pièce. Il existe différentes options pour lesquelles les entreprises peuvent opter en matière de communication d'équipe.

1. Skype
   Skype est l'outil de communication le plus populaire et le plus utilisé par les organisations. Il s'agit essentiellement d'un outil de messagerie vidéo qui vous permet de passer des appels vocaux et vidéo gratuits vers n'importe qui, n'importe où dans le monde. Ses fonctionnalités telles que les démarrages virtuels, les mises à jour rapides de l'état et le partage d'écran le rendent plus intéressant et plus pratique à utiliser.
2. Zoom
   Zoom est une autre application qui peut être utilisée pour la communication de grandes équipes distantes. Il permet des installations de vidéoconférence avancées avec des fonctionnalités telles que le partage d'écrans multiples, les réunions instantanées, les webinaires et les conférences. Il permet aux équipes de se réunir et d'organiser des réunions, de les enregistrer et de les mettre à jour dans le cloud pour un accès ultérieur. Il permet à plusieurs personnes de se mettre en sourdine et de les réactiver et de présenter leurs pensées et idées clés lors de réunions. Il offre une expérience cohérente en garantissant et en rendant chaque session interactive et engageante.
3. Mou
   Slack est l'un des outils de messagerie à distance que chaque employé distant a utilisé une fois dans sa vie. Il s'agit d'un espace numérique qui facilite la collaboration fluide entre les coéquipiers et leur permet de partager des idées et des commentaires en temps réel. Il vous permet de créer différents canaux en fonction de différents besoins qui peuvent ensuite être utilisés pour la messagerie instantanée et la collaboration. Il facilite la collaboration en équipe en plaçant toutes les discussions et tous les messages au même endroit.
4. Google Rencontre
   Google Meet est un autre outil de communication important et largement accepté qui rend la communication facile et pratique. Dans la situation où les managers essaient de penser au-delà des boîtes de discussion et souhaitent une bonne alternative aux interactions en face à face, Google Meet s'avère pratique. Il est mieux utilisé pour ses fonctionnalités telles que les appels vidéo, les appels audio, le partage d'écran et également les discussions en appel. L'une des fonctionnalités les plus importantes de Google Meet est qu'il est intégré à G-Suite, ce qui facilite l'invitation des clients à des réunions, car ils peuvent être invités et rejoints via leur calendrier ou des invitations par courrier électronique. Cette application a également été largement utilisée à des fins académiques ces dernières années.
5. Équipes Microsoft
   Microsoft Teams est un outil de communication et de collaboration basé sur le cloud. Il effectue tout le travail à votre place, depuis les appels audio et vidéo, les discussions, la création d'équipes, le partage de fichiers et la planification de réunions, et aide votre équipe à éviter d'utiliser plusieurs applications avec toutes ses fonctionnalités centralisées. Ses fonctionnalités de sécurité avancées vous assurent également la sécurité de vos discussions et de vos informations.

• Outils de gestion de projet
  Gérer et gérer toutes les conversations de projet uniquement par e-mail peut être une affaire délicate. Chaque chef de projet a besoin d'un outil facile à utiliser et pouvant être utilisé pour organiser les documents et les tâches d'une équipe virtuelle. Les options suivantes peuvent être utilisées pour gérer efficacement n’importe quel projet.

6. Trello
   Trello est l'un des outils de gestion de projets et de tâches les plus flexibles et les plus faciles à utiliser sur Internet. C'est l'un de ces outils qui devraient être présents dans la boîte à outils de chaque équipe distante. Cela aide les équipes à rester organisées et à suivre chaque détail. Il peut être utilisé pour gérer toutes sortes d'équipes dès le départ, y compris l'équipe de contenu, les projets marketing, les équipes de support client, les pipelines de vente et d'autres équipes de projet agiles. Cela permet aux équipes d’avoir un aperçu très organisé de leurs tâches futures et de leurs objectifs à long terme. Il vous permet d'ajouter un certain nombre de membres à votre conseil d'administration et même de créer différents conseils en fonction de vos besoins. Chaque membre du tableau peut ajouter, supprimer, attribuer et modifier les cartes du tableau.
7. Asanas
   Asana est une solution unique de gestion de tâches et de projets pour vos projets à court et à long terme. Il vous offre un espace de travail virtuel basé sur le cloud où chaque membre de votre équipe distante peut collaborer sur vos projets. Il vous permet de planifier, de partager et d'organiser toutes vos listes de tâches et permet à toute votre équipe de participer à votre parcours de gestion de projet. Il vous permet même de diviser les composants des tâches et de les attribuer aux autres membres de votre équipe. Il facilite et automatise les flux de travail et vous aide à garder un œil sur votre équipe et vos projets en temps réel grâce à ses outils de collaboration et d'automatisation.
8. Projets Zoho
   Zoho est un autre outil de gestion de projets et de tâches permettant de gérer les employés distants qui aident à suivre les tâches, à collaborer sur différents projets, à suivre les bogues et à exécuter des rapports prospectifs. Il vous aide à naviguer à travers divers facteurs de [gestion de projet, notamment la gestion du temps, la gestion du budget, les rapports, la gestion des clients, etc. Il offre des fonctionnalités intéressantes telles que les diagrammes de Gantt et a la capacité de suivre les heures facturables sur plusieurs projets simultanément. Il peut être utilisé comme un simple créateur de liste de tâches ou comme une solution complète de suivi des bogues et peut être utilisé pour divers aspects de la gestion de projet.

•  Outils de stockage cloud et de partage à distance
  Les équipes distantes ont également besoin d'outils qui peuvent les aider à stocker et partager des fichiers sans effort. Voici quelques-uns des outils pouvant être utilisés pour le stockage dans le cloud et le partage à distance.

9. Google Drive
   Google Drive est une plate-forme de stockage cloud populaire qui permet un partage facile de fichiers entre des équipes distantes en éliminant les obstacles à la productivité. Il peut être directement téléchargé sur les ordinateurs de bureau, puis utilisé pour partager des documents, des feuilles de calcul, des présentations, collaborer sur des projets et partager des fichiers depuis n'importe quel endroit grâce à ses capacités de synchronisation automatisée des appareils. Il conserve tous les fichiers dans un emplacement sécurisé et centralisé accessible à n’importe quel membre de l’équipe.
10. Boîte de dépôt
    Lorsque l'équipe distante n'est pas en mesure de gérer et de partager des fichiers volumineux par e-mail, Dropbox s'avère pratique. C'est un espace de travail moderne qui offre diverses fonctionnalités utiles pour gérer des équipes distantes. Les membres de l'équipe peuvent synchroniser, partager et collaborer sur différents documents et projets tout en utilisant ce système de stockage basé sur le cloud. Il permet de partager des fichiers plus volumineux comme des présentations PowerPoint, des images Photoshop sans compromettre leur qualité. Il dispose également d'une API qui peut être utilisée pour les collaborateurs distants.

•  Outils de surveillance des employés
  La surveillance saine des employés est un élément important d’une gestion d’équipe efficace. Ces outils peuvent vous aider à gérer et surveiller votre équipe sans être un élément perturbant constant pendant leurs heures de production.

11. Kickidler
    Kickidler est un outil logiciel important de surveillance des employés doté d'un ensemble puissant de fonctionnalités pour vous aider à surveiller et à gérer les heures productives et le dévouement de votre équipe. Le suivi du temps des employés, l'analyse de la productivité et la dynamique de l'efficacité sont quelques-unes des meilleures fonctionnalités de cet outil. Il offre également la possibilité d'un partage d'écran illimité en temps réel et d'un enregistrement de l'historique des activités sur les ordinateurs. Sa version mise à jour rend la surveillance du personnel plus pratique en offrant la possibilité d'automatiser les notifications et l'interface d'auto-surveillance. Ces fonctionnalités avertissent automatiquement les travailleurs s'ils font certaines choses depuis longtemps et peuvent les aider à se concentrer sur leur travail.
12. Personnel central
    Hubstaff est un autre outil de surveillance du personnel doté d'un ensemble de fonctionnalités attrayantes. Cela donne au manager un aperçu de ce sur quoi ses employés se concentraient toute la journée, qu'il peut ensuite gérer en plafonnant le nombre d'heures que chaque employé peut consacrer à différentes tâches. Ses principales fonctionnalités incluent la surveillance des employés, la gestion des feuilles de temps, les enregistrements d'écran, le logiciel de paie, le suivi GPS et même la gestion de projet. Il peut être utilisé comme un pack tout-en-un pour la gestion d’équipe.
13. Kazoo
    Kazoo est un autre outil de surveillance des employés mais avec quelques fonctionnalités distinctives. Il vous aide à gérer facilement votre équipe distante en la surveillant de manière saine. Cela vous permet même de reconnaître les efforts que vos employés consacrent aux projets et de les apprécier sans leur donner l'impression de passer inaperçus pour tous leurs efforts. Cela s’avère être une grande étape de motivation et peut les aider à être plus productifs. Il dispose également d’une fonctionnalité intéressante où les employés peuvent se remonter le moral avec des messages et des commentaires personnalisés. Les employés reçoivent également des points pour leurs réalisations qui peuvent être échangés contre des récompenses et des cartes-cadeaux.

• Outils supplémentaires
  Il existe des outils non classés qui peuvent également être utilisés par les managers pour gérer une équipe à distance. Ces outils incluent les éléments suivants :

14. Copain de l'heure mondiale
    Généralement, les équipes distantes sont composées de personnes de différentes localités et parfois de nationalités. Cela peut parfois prêter à confusion lorsqu’il s’agit de planifier certains appels ou réunions. Mais World Time Buddy est un outil logiciel de travail à distance qui peut vous aider à résoudre ces confusions de fuseaux horaires lors de la planification de réunions d'équipe. Il s’agit d’un planificateur de réunions pratique doté d’un convertisseur de fuseau horaire simple. Il vous permet de comparer plusieurs fuseaux horaires avant de planifier une conférence téléphonique ou une réunion Web.
15. Visionneuse d'équipe
    TeamViewer est un logiciel de travail à distance doté de la fonctionnalité d'accès à distance. Il permet aux employés d'accéder et de contrôler à distance les ordinateurs de bureau et les serveurs de n'importe où dans le monde si vous disposez d'une connexion Internet stable. Cela vous donne une fenêtre sur votre lieu de travail sans y être physiquement présent.

Pour résumer

Le monde du travail à distance dépend véritablement de la technologie pour sa gestion et sa collaboration efficaces. Les outils mentionnés dans l'article ci-dessus peuvent sûrement vous faciliter la vie en matière de gestion d'équipe à distance. Vous pouvez choisir n’importe lequel d’entre eux en fonction de vos besoins et de votre commodité.

Questions fréquemment posées

1. Quels sont les principaux défis rencontrés lors de la gestion d’équipes distantes ?

Certains des défis majeurs rencontrés lors de la gestion d'équipes à distance comprennent :

• Problème de communication et de collaboration
• Défi du fuseau horaire
• Défis techniques
• Problèmes de productivité

2. Quelles sont les différentes catégories d’outils pour gérer les collaborateurs distants ?

Les différentes catégories d'outils permettant de gérer les employés distants comprennent les outils de communication et de collaboration, les outils de gestion de projet, les outils de surveillance des employés, les outils de partage à distance, les outils de stockage dans le cloud, etc.

3. Quels sont les meilleurs outils de communication pour les équipes distantes ?

Certains des meilleurs outils de communication pour les équipes distantes incluent Zoom Meetings, Skype, Slack, Google Meet et Microsoft Teams.