L'intégration des employés est un processus étape par étape permettant à une nouvelle recrue de s'installer dans le nouvel environnement. Cependant, pour certaines organisations, il peut être tentant d’accélérer le processus d’intégration des employés dans l’espoir que le nouvel employé devienne rapidement productif. Mais les recherches montrent que tout nouvel employé peut mettre de 3 à 12 mois pour atteindre son plein potentiel, et sauter le processus d'intégration approprié peut augmenter les complications pour lui. Tout employé sera prêt à rester dans l’entreprise s’il a une bonne expérience d’intégration.
Ce blog vous guidera tout au long du processus d'intégration des employés, étape par étape.
Quel est le processus d’intégration des employés ?
L'intégration des employés est un processus simple d'intégration d'un nouvel employé dans la culture et l'environnement de l'entreprise. Cela implique de leur fournir des fournitures, de les familiariser avec les membres de l'équipe, les pratiques, les procédures et les politiques de l'entreprise, et d'organiser une formation pour eux. Il vise à doter les employés d'outils et de techniques pour les aider à devenir des membres productifs de l'équipe. Cela les aide à se sentir les bienvenus, à s'installer dans leur poste et à apprendre à travailler pour l'entreprise.
Pour un processus d’intégration efficace des employés, il est important de prendre en compte le point de vue de l’employé. Un bon processus d'embarquement dure environ 3 à 6 mois pour les nouveaux employés, jusqu'à ce qu'ils soient complètement installés dans leur emploi.
Examinons de plus près à quoi ressemble un processus d'intégration d'un nouvel employé et comment vous pouvez le mener à bien.
Processus d'intégration des employés, étape par étape
Le processus d’intégration de base commence généralement en quatre grandes étapes. Ceux-ci incluent : avant le premier jour, le premier jour, pendant la première semaine et pendant une durée d'un à trois mois. Cela implique l’équipe RH, l’équipe de direction ainsi que l’équipe de formation dans le processus.
Avant le premier jour
L'intégration ne se limite pas au jour où l'employé rejoint le bureau, mais le processus commence à partir du jour où la lettre d'offre est proposée au candidat et qu'il l'accepte. L’entreprise doit passer par plusieurs étapes avant que l’employé n’entre physiquement dans les bureaux.
- Publication de la lettre d'offre
L'intégration des employés commence juste après la sélection des candidats via les entretiens, l'entreprise propose à l'employé une lettre d'offre, des documents de politique, des formulaires d'intégration et d'autres documents importants à remplir et à soumettre avant de rejoindre. Le candidat doit avoir une connaissance claire du profil de poste, de la négociation salariale et des responsabilités professionnelles attendues. L'intégration doit commencer par une approche claire et transparente pour gagner la confiance des employés et les rendre à l'aise avec le nouvel environnement. - Accepter la lettre d'offre
La prochaine étape du processus d'intégration après l'offre de la lettre d'offre implique l'acceptation de la lettre d'offre par le candidat. L'employé doit examiner les politiques, procédures, avantages sociaux, etc. préalablement convenus, et doit dissiper tous ses doutes lors d'un appel téléphonique ou lors d'une réunion avec le responsable du recrutement à ce stade seulement avant d'accepter la lettre d'offre. Ce point du processus d'intégration est très crucial du point de vue de l'employé car il peut être doublement sûr de l'organisation, de sa réactivité et de son engagement à ses côtés. - Accomplir les formalités administratives et vérifier les documents
Le nouveau travail nécessite beaucoup de paperasse. Le faire avant le premier jour peut vous éviter de vous livrer à cela le premier jour au bureau et peut vous aider à intégrer l'employé en douceur. Il est également important que l'organisation vérifie les documents tels que les lettres d'expérience, les fiches de salaire précédentes ou tout autre document juridique fourni par le nouvel employé avant qu'il ne commence à travailler pour l'organisation afin d'éliminer les éventuels problèmes de communication. Cela aiderait également à conserver le dossier approprié de l'employé sans manquer aucun détail important ou requis au cours du processus.
Le premier jour
Le premier jour au bureau pour tout employé peut être un peu nerveux, vous pouvez donc commencer par une légère séance d'introduction de l'employé avec l'équipe avec laquelle il va travailler et le familiariser avec la culture de l'entreprise. - Présentation de l'équipe
Présenter le nouvel employé au membre de l’équipe avec lequel il va travailler est la première étape du premier jour. Faites-leur participer à une séance d'introduction et connaissez-en un peu plus leur parcours et partagez quel sera leur rôle dans l'équipe. Cela l’aiderait à connaître l’équipe et à renforcer sa confiance en elle. - Configuration de l'espace de travail et des e-mails de bureau
La prochaine étape du processus d'intégration des employés consiste à aménager leur espace de travail, ce qui implique de leur attribuer leur bureau, leurs ordinateurs, leurs cartes d'identité, leurs uniformes le cas échéant et d'autres accessoires requis. Le nouvel employé doit également être équipé des e-mails de son entreprise et des autres logiciels et outils qu'il utiliserait. - Affectation du mentor
Il est important d'impliquer les nouvelles recrues en les affectant à un membre senior de l'équipe qui peut les guider en tant que mentor et assurer des enregistrements fréquents. Cela aide également
pour garder les employés heureux, satisfaits et confiants qui ont participé au programme de mentorat.
Durant la première semaine
La première semaine de travail est consacrée à l'orientation, à l'engagement de la nouvelle personne dans l'environnement et à son aide dans la formation et les processus ultérieurs. - Les guider à travers les procédures et normes importantes
Il est important de passer du temps avec le nouvel employé et de lui expliquer les processus et les procédures afin qu'il puisse commencer à travailler sur de vrais projets. Faites-leur connaître les règles et les processus d'utilisation d'Internet, de communication et de pauses, et familiarisez-les avec les technologies qu'ils utiliseront tout au long des projets. - Fournir le matériel de formation
Leur donner accès aux modules et matériels de formation avant le début de la formation officielle peut les aider à mieux comprendre le processus pendant les sessions de formation et à mieux communiquer leurs doutes, le cas échéant. - Mise en place de sessions de formation
La prochaine étape, et avant tout, de l'intégration des employés consiste à mettre en place une session de formation appropriée pour leur permettre de comprendre les projets et les technologies sur lesquels ils travailleront. La session de formation aide le nouvel employé à comprendre la culture de travail de l'entreprise, à s'entraîner concrètement avec les différents outils techniques et à comprendre le fonctionnement des attentes du client. Il s’agit de l’une des parties les plus importantes du processus d’intégration qui aide le nouvel employé à devenir productif dès le départ. - Leur proposer un projet
Après avoir été bien formés lors de la session de formation, il était temps de leur attribuer les projets. Cependant, il n’est pas conseillé de tout accélérer et d’attendre d’eux qu’ils soient productifs dès le départ, de leur laisser le temps de comprendre les bases, de faire des efforts avec leurs coéquipiers pour les initier à l’environnement de travail collaboratif et de nouer des relations. Assurez-vous de les guider et de les encadrer à chaque étape du début. - Établir une communication ouverte avec les coéquipiers
Après les premiers jours, les nouveaux employés se sentent à l'aise, cependant, il est de la responsabilité des managers de leur offrir un environnement ouvert pour communiquer avec leurs coéquipiers et même avec les leads. Cela leur donnerait une occasion idéale d’engager une conversation sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et les encouragerait à nouer de bonnes relations avec leurs coéquipiers.
Pendant le premier à trois mois
La période de départ d'environ trois mois est une période de transition pour qu'ils puissent passer du statut de nouvelle recrue à celui de membre productif de l'équipe. Ces étapes impliquent une évaluation constructive de leur travail ainsi que la fourniture de commentaires chaque fois que nécessaire. - Définition d'objectifs de performances
Une fois que l'employé s'est installé dans son poste et a commencé à contribuer à ses tâches, il est temps de lui fixer des objectifs, de l'orienter dans la bonne direction et de lui donner un objectif sur lequel travailler dès le début. - Créer des parcours de carrière
Une fois que l'employé connaît tout son rôle et ses objectifs et dispose de tous les détails requis du projet, il est temps pour lui de construire un cheminement de carrière qui correspond à ses objectifs personnels et à son évolution. Les aider à visualiser leur cheminement ainsi que le succès de l'organisation aurait en fait également un impact positif sur l'organisation. - Donner des évaluations et des suggestions sur les performances
Après presque trois mois, l'employé se sent à l'aise avec son rôle. C'est le meilleur moment pour évaluer leurs forces et leurs faiblesses et leur fournir des critiques et des suggestions pour améliorer leurs lacunes et les aider à mettre en place de meilleurs programmes de reconversion. - Acceptez les commentaires constructifs
Enfin, il est important de recueillir leurs commentaires sur le processus global et d'obtenir des suggestions sur les améliorations qui rendraient l'expérience d'intégration plus précieuse pour les prochaines embauches.
Importance du processus d'intégration des employés
L'intégration des employés a sa propre importance tant pour les employés que pour les employeurs. Certains d’entre eux sont décrits ci-dessous :
- Aide les employés à mieux connaître l'organisation
L'onboarding aide l'employé à mieux connaître l'organisation, ses valeurs, son environnement, ses pratiques et ses procédures. - Aide les employés à être plus productifs
L'intégration aide les employés à bénéficier d'une session de formation appropriée qui les aide à mieux comprendre leurs rôles et responsabilités. - Aide les employés à mieux se connaître
Le processus d'intégration des employés commence par les séances d'introduction qui donnent aux employés l'occasion de se connaître et d'interagir les uns avec les autres. - Aide l'organisation à obtenir une meilleure rétention des employés
Plus l'expérience d'intégration des employés est bonne, plus la satisfaction des employés est grande et meilleures sont les chances qu'ils soient retenus par l'organisation.
Pour résumer
Avec ce blog, nous avons essayé de simplifier pour vous le processus d’intégration des employés. Suivez ces étapes d'intégration pour que l'intégration de votre entreprise se déroule en douceur et sans tracas. Cela permettrait de maintenir le flux sur la bonne voie et de fidéliser les salariés sur le long terme. Cependant, ces étapes peuvent légèrement varier selon la culture de travail de votre entreprise.
Questions fréquemment posées
- Quel est le processus d’intégration des employés ?
Le processus d'intégration des employés est la transformation systématique et intentionnelle de candidats qualifiés en travailleurs les plus performants.
- Pourquoi est-il important d’offrir une bonne expérience d’intégration ?
Une bonne expérience d'intégration est importante car elle aide l'employé à comprendre son rôle, les philosophies de l'entreprise et la culture de travail. Cela les aide à mieux comprendre ce que l’entreprise a à leur offrir et ce qu’ils doivent lui offrir.
- Pourquoi les commentaires sont-ils importants à la fin du processus d'intégration ?
Les commentaires à la fin du processus d'intégration donnent aux responsables du recrutement des idées sur les lacunes du processus et les aident à améliorer l'expérience des nouveaux arrivants.
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